كتابة خطاب رسمي
الخطابات الرسمية لها العديد من المزايا والأهداف، حيث نستخدم هذه الخطابات في عرض معلومات خاصة بالعمل، أو خاصة بالأمور التي نكلف بها، وغيرها من الأهداف، وكتابة خطاب رسمي له العديد من الخطوات التي قد لا يعرفها الكثير، فهل تعرفها عزيزي القارىء؟ في هذا المقال نتحدث بالتفصيل عن أهم خطوات كتابة خطاب رسمي، فهيا بنا نتعرف عليها من خلال السطور القليلة القادمة.
خطوات كتابة خطاب رسمي
نحتاج الخطابات الرسمية في العمل، أو تقديمها لجهة رسمية وغيرها من الجوانب الأخرى، فما هي الخطوات التي تساعدنا على كتابة خطاب رسمي دون أخطاء، ولكي يلبي الغرض منه؟ هذا ما نتعرف عليه خلال الخطوات التالية:
تحديد الأفكار الرئيسية
حيث يجب عليك أن تقوم بتحديد الأفكار الهامة التي لابد أن تكتبها في هذا الخطاب، وذلك من خلال اختيار أفكار مؤثرة معينة وقصيرة ومختصرة وقوية وفعّالة.
كتابة الخطاب بسلاسة لغوية
حاول أن تكتب الخطاب الرسمي بلغة بسيطة غير متكلفة، حتى يسهل فهمه، ولابد أن لا يتميز بالمصطلحات الصعبة، ولا تكتب كلمات تدل على الحشو الذي لا طائل منه.
التعريف بالجهة الرسمية المرسل إليها
اكتب الجهة الرسمية التي يرسل إليها الخطاب، أو الجهة الرسمية المصدر منها في حالة إذا كنت تعمل في هذه الجهة، وبالتالي كتابة الجهة المستلمة للخطاب في المقابل.
البدء بكتابة الافتتاحية
اكتب الخطاب بتحية افتتاحية، من خلال أن تخاطب الطرف الموجه له، حيث تستخدم اللقب المهني مثل السيد / أو السيدة / أو كتابة لمن يهمه الأمر في حالة عدم معرفة اسم المسؤول عن هذه الجهة بالتحديد.
مقالات مشابهة
الأسلوب المباشر في كتابة الخطاب الرسمي
لعل هذه أهم الخطوات، وهي كتابة مضمون ومتن الخطاب من خلال استخدام الأسلوب المباشر، حيث استخدم الجمل الواضحة، وتلافي استخدام اللهجة العامية في الكتابة، او حتى عدم استخدام اللغة الإنجليزية حتى لو كان مصطلح ما، حاول أن يكون خطابك باللغة العربية الفصحى السليمة لغوياً ونحوياً.
خاتمة مهذبة للخطاب الرسمي
من أهم الخطوات أيضاً، هي أن تختم الخطاب الرسمي بأسلوب مهذب من خلال ترك مسافة مناسبة سطرين أو ثلاثة مع كتابة جملة ختامية مثل مع فائق احترامي أو تقبلوا طيب التمنيات ونحو ذلك من العبارات الختامية.
هذه كانت خطوات كتابة الخطابات الرسمية، وهي خطوات سهلة ويمكنك كتابة خطاب رسمي الآن بمجرد أن تتبع هذه النصائح، شاركنا الرأي هل ترى كتابة الخطابات الرسمية سهلة حقاً؟
بواسطة: Asmaa Majeed
اضف تعليق