- مفهوم المتابعة الإدارية
- هل هناك قسم للمتابعة الادارية في المنشـأة وكيف يعمل؟
- كم هو ضروري وجود المتابعة الادارية داخل المنشأة؟
مفهوم المتابعة الإدارية
المتابعة الإدارية المتابعة الإدارية تمثل جزءًا هامًا في العمل الإداري، وهي عملية يتم من خلالها تقييم ومراقبة أداء الأفراد والأقسام في المؤسسة أو الهيكل التنظيمي بهدف ضمان تحقيق الأهداف المرسومة. إليك بعض جوانب المتابعة الإدارية وكيفية تحقيق الفعالية في هذا السياق:.
هناك خطوات واجراءات يتم اتخاذها من اجل المتابعة الإدارية:
- تشكيل الاهداف والمعايير التي سيتم العمل عليها.
- جمع المعلومات والبيانات حول سير العمل.
- تحليل المعلومات والبيانات لتحديد أوجه الإنجاز والقصور.
- اتخاذ الإجراءات اللازمة لمعالجة أوجه القصور.
وتهدف المتابعة الإدارية إلى تحقيق مجموعة من الأهداف، منها:
- ضمان تحقيق الأهداف التنظيمية.
- تحسين جودة العمل وكفاءته.
- تحفيز الموظفين على بذل المزيد من الجهد.
- تقليل الأخطاء ومعالجة المشكلات.
تحديد الأهداف والمعايير:
- يجب أولاً تحديد الأهداف والمعايير التي يجب تحقيقها.
- يتم وضع معايير الأداء التي ستستخدم لتقييم الفعالية.
توزيع المسؤوليات:
- يجب توزيع المسؤوليات وتحديد الأدوار والمسؤوليات بوضوح.
- كل فرد يجب أن يكون على علم بمهامه والمعايير التي يجب أن يلتزم بها.
رصد الأداء:
- يتم متابعة أداء الأفراد والأقسام بانتظام.
- تحديد المؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs) ومتابعتها بانتظام.
تقييم الأداء:
- يجب تقييم الأداء بشكل دوري ومنتظم.
- يتم استخدام آليات التقييم لتحديد مدى تحقيق الأفراد والأقسام للأهداف المحددة.
تقديم التغذية الراجعة (Feedback):
- يجب توفير ردود فعل فورية وبناءة حول الأداء.
- يساعد ذلك في تحفيز التحسين وتصحيح المسار إذا لزم الأمر.
اتخاذ الإجراءات التصحيحية:
- في حالة عدم تحقيق الأهداف أو وجود مشكلات، يتعين اتخاذ إجراءات تصحيحية.
- يمكن تعديل الإجراءات أو توجيه التدريب لتحسين الأداء.
استخدام التكنولوجيا:
- يمكن استخدام نظم المعلومات والتكنولوجيا لتيسير عملية المتابعة وتوفير بيانات دقيقة وفورية.
تحسين العمليات:
- يتم تحسين العمليات باستمرار بناءً على الخبرات والدروس المستفادة من عمليات المتابعة.
التواصل الفعّال:
- يجب توفير قنوات فعّالة للتواصل داخل المؤسسة لضمان تداول المعلومات والتنسيق بين الأقسام.
هل هناك قسم للمتابعة الادارية في المنشـأة وكيف يعمل؟
نعم، هناك قسم للمتابعة الإدارية في المنشأة
وتختلف أساليب المتابعة الإدارية
نعم، في كثير من الشركات والمؤسسات، يكون هناك قسم أو وحدة مخصصة للمتابعة الإدارية. يُطلق على هذا القسم أحيانًا اسم “قسم التقييم والمتابعة” أو “قسم الجودة والتحسين المستمر”. دور هذا القسم هو ضمان تحقيق الأهداف المؤسسية بشكل فعال وتحسين الأداء بشكل مستمر. إليك كيف يمكن أن يعمل قسم المتابعة الإدارية:
وضع خطط المتابعة:
يتم وضع خطط تفصيلية لعمليات المتابعة والتقييم.
تحديد المؤشرات الرئيسية للأداء (KPIs):
يتم تحديد المؤشرات الرئيسية للأداء التي سيتم قياسها ومتابعتها.
تنفيذ تقييمات دورية:
يُجرى تقييم دوري لأداء الأفراد والأقسام وفقًا للمؤشرات المحددة.
تحليل البيانات:
يتم تحليل البيانات المجمعة من عمليات المتابعة لاستخلاص الأفكار والاتجاهات.
تقديم تقارير وتحليلات:
يتم إعداد تقارير دورية توضح نتائج التقييمات والتحليلات.
توفير التدريب والدعم:
إذا كان هناك نقاط ضعف في الأداء، يقدم القسم التدريب والدعم للأفراد لتحسين مهاراتهم.
تقديم التوجيه والتحفيز:
يتم تقديم توجيه وتشجيع للأفراد لتعزيز الفهم والالتزام بالأهداف.
متابعة التنفيذ:
يُتابع قسم المتابعة الإدارية تنفيذ الإجراءات التصحيحية ويتأكد من فعاليتها.
تطوير سياسات وإجراءات:
قد يشارك قسم المتابعة الإدارية في تطوير وتحسين السياسات والإجراءات التنظيمية.
تحسين مستمر:
يعمل القسم على تحسين عمليات المتابعة بشكل مستمر بناءً على التجارب والتحديثات.
هذه العمليات تعتمد على تكامل الجهود والتعاون بين القسم المختص بالمتابعة الإدارية وبقية الأقسام داخل المؤسسة، وذلك لضمان تحقيق الأهداف الاستراتيجية بشكل شامل ومتكامل.
كم هو ضروري وجود المتابعة الادارية داخل المنشأة؟
وجود المتابعة الإدارية داخل المنشأة يعد ضروريًا لعدة أسباب، حيث تساهم هذه العملية في تحقيق الكفاءة والفعالية في الأداء الإداري. إليك بعض الأسباب التي تبرز أهمية وجود المتابعة الإدارية:
تحقيق الأهداف المؤسسية:
المتابعة الإدارية تساعد في تحقيق الأهداف المحددة للمؤسسة من خلال تقييم أداء الأفراد والأقسام وضمان توجيه الجهود نحو تحقيق هذه الأهداف.
تحسين الأداء الفردي والجماعي:
تسهم المتابعة في تحفيز الأفراد لتحسين أدائهم الفردي والجماعي من خلال توفير تقييم دوري وتقديم ردود فعل بناءة.
تحديد نقاط القوة والضعف:
تساعد عمليات المتابعة في تحديد نقاط القوة والضعف داخل المنشأة، مما يمكن إدارة المؤسسة من تحسين الجوانب القوية وتلافي الضعف.
تحسين العمليات:
تتيح المتابعة الإدارية التحليل المستمر للعمليات وتحديدها، مما يفتح الباب أمام فرص التحسين المستمر.
زيادة كفاءة العمل:
بفضل التحليل المنتظم والمتابعة، يمكن تحديد العمليات الفعّالة وتعزيزها، مما يساهم في زيادة كفاءة العمل داخل المنشأة.
تحسين الاتصال الداخلي:
المتابعة تعزز التواصل والتنسيق بين مختلف الأقسام والفرق داخل المؤسسة، مما يساعد على تحقيق التناغم والتكامل في العمل.
ضمان الجودة:
تلعب المتابعة دورًا حاسمًا في ضمان جودة الأداء والإنتاج، وهو أمر أساسي للحفاظ على سمعة المؤسسة ورضا العملاء.
التكيف مع التغيير:
تساعد المتابعة في تحديد التحديات والتغييرات اللاحقة، وبالتالي تمكين المؤسسة من التكيف بسرعة وكفاءة.
تحقيق التوازن بين الأهداف:
يمكن لعمليات المتابعة الإدارية أن تساعد في تحقيق توازن بين الأهداف المالية والأهداف الاستراتيجية والأهداف الاجتماعية.
بشكل عام، يمكن القول إن المتابعة الإدارية تشكل جزءًا حيويًا من عمليات الإدارة، حيث تسهم في تحسين الأداء وضمان استمرارية ونجاح المؤسسة في بيئة الأعمال المتغيرة.
بواسطة: Mona Fakhro
اضف تعليق