كتابة أي خطاب رسمي من الأمور التي يجب أن تتم خلال نطاق مجموعة محددة من الخطوات والقواعد، إذا أن الخطابات الرسمية ليست كالخطابات العادية التي من الممكن أن نبدأها بأي صيغة وبلغة سهلة، ولكن هي خطاب يتم توجيهه إلى هيئة أو مؤسسة بغرض إرسال تقرير أو تقديم شكوى أو الاستفسار عن شيء ما، لذا بدون الالتزام بالبروتوكولات الخاصة بكتابة مثل تلك الخطابات فهذا سوف يجعلها لا تؤتي ثمارها ولا تؤدي مهامها.
وهناك العديد من الجهات المختلفة التي يتم توجيه الخطابات الرسمية إليها مثل المنظمات الحكومية، البنوك، المدارس، المؤسسات التجارية وغيرها من الجهات التي تحتاج إلى طريق رسمي للتعامل معها.
ما هي أهم الخطوات المتبعة لكتابة الخطابات الرسمية؟
كما قلنا من قبل فإن قوة الخطاب الرسمي واللغة المكتوب بها فضلاً عن تنظيمه من أهم عوامل التأثير الخاصة به، وهناك مجموعة من الخطوات المهمة التي يجب الالتزام بها عند كتابة خطاب رسمي، ومن أهم هذه الخطوات التالي:-
- في بداية الخطاب تتم كتابة الجهة أو الشخص الذي يوجه إليه هذا الخطاب، وجدير بالذكر أننا كما نقوم بكتابة خطابات رسمية إلى جهات ومؤسسات فمن الممكن أيضاً مخاطبة الأشخاص القائمين عليها بصفتهم وذكر اسم الشخص الموجه إليه هذا الخطاب في البداية.
- يجب أن تكون الورقة التي سوف يتم كتابة الخطاب عليها ورقة بيضاء خالية من أي لون أو زخرفات، وفي حالة ما إذا كان الخطاب موجه إلى مؤسسة لها الشعار الخاص بها لابد من أن يتم وضع هذا الشعار مع الخطاب.
- قديماً كانت الخطابات الرسمية تكتب باستخدام خط اليد أو باستخدام الآلة الكاتبة ولكن حالياً يتم الاعتماد على البرامج الكتابية الخاصة بالحاسب الآلي، وهي أفضل كثيراً لأن من خلال هذه الوسيلة من الممكن التحكم في شكل الخط ولونه فضلاً عن الحجم المناسب له، كما أنه الوسيلة الأكثر أمانا لعدم وجود أخطاء إملائية في النص حيث تحتوي البرامج على مصححات لغوية.. أما في حالة القيام بالكتابة بخط اليد فمن المهم أن يكون الخط واضحاً وله شكل جميل ومتناسق وأن يكون مفهوماً أيضاً.
- يجب أن يبدأ الخطاب بكتابة التحية الرسمية وهي “السلام عليكم ورحمة الله وبركاته”، وبعد التحية يكتب اسم المؤسسة التي يتم توجيه الخطاب لها أو الشخص المسئول عنها.
- تأتي بعد ذلك الخطوة الأهم وهي كتابة متن الخطاب نفسه، ويجب ان يكون ذو لغة دقيقة ومحددة وخالية من الكنايات والعبارات المطاطة.
- في أسفل الخطاب يتم كتابة التاريخ على يسار الصفحة.
- في متن الخطاب لابد من مراعاة بعض القواعد مثل عدم تكرار الجمل والكلمات، وأن تكون العبارات ذات معاني واضحة، وأن يراعي الكاتب عدم الإسهاب في الشرح والكتابة باختصار شديد.
بواسطة: Alaa Ali
اضف تعليق