- التّقرير الإداريّ
- نموذج تقرير إداريّ
- أهميّة التّقرير الإداريّ
- أهداف التّقرير الإداريّ
- عناصر التقرير الإداريّ
التّقرير الإداريّ
تُعتبر التقارير وسيلةً تنتمي إلى الوسائل الخاصة بالاتّصال؛ وذلك لما لها من أهميّة كبيرة بصفتها أداةً فعّالةً تُقدّم العديد من الخدمات الإداريّة، وتُساعد أيضا على نقل ملخّص دقيق وصورة واضحة حول البيئة الداخليّة للمُنشأة، وقد تشتمل التقارير على العديد من الأنواع ومنها التّقرير الإداريّ الذي يُعرَّف بأنّه وثيقة مكتوبة تحتوي عدّة حقائق متعلّقة بمشكلةٍ معيّنة أو موضوع مُحدّد، ويشمل هذا التّقرير على تحليلاً واقعياً ومنطقياً، بالإضافة إلى مجموعة من الاقتراحات والتوجيهات المعتمدة على النتائج الخاصة بالتحليل.
ويختلف نمط وطريقة كتابة التّقرير العادي عن التّقرير الإداري، وذلك من حيث الشكل والمضمون، فمثلا التّقرير الاداري يحتاج إلى بعض الأمور التي لا يحتاجها التّقرير العادي، وكذلك يتضمن على شرح للأمور بشكل أكثر، كما أن التقارير الادارية تلزم في الدوائر الحكومية، وفي الشركات، وأماكن العمل.
نموذج تقرير إداريّ
يشمل نموذج التّقرير الإداريّ بشكلٍ عام على مجموعة من المكونات والأجزاء الأساسيّة، وهي:
- الملخص التنفيذي: هو عبارة عن بيان يُكتَب في أوّل التّقرير الإداريّ، ويهدف ذلك إلى توضيح طبيعة التّقرير، وتقديم أفكار حول مكوّناته ومحتوياته.
- مقدمة التّقرير: وهي تعتبر الجزء الأوّل من أجزاء نموذج التّقرير الإداريّ، وتشمل على التعريف بالفكرة الرئيسيّة للتقرير، وكذلك كتابة الأهداف الخاصة به، وتمهيد الوصول إلى موضوعه وذلك يكون عن طريق إنشاء روابط من الممكن استخدام القُرّاء لها.
- وسط التّقرير: وهو محتوى التّقرير الإداريّ الذي يشمل مجموعة من الإيضاحات والخيارات، وكذلك تسلسلاً مترابطاً مع بداية أو نهاية التّقرير، ومن المهمّ أن يمتلك مجموعةً من العناوين الفرعيّة و الرئيسية، ويتميّزَ بكتابته بلُغةٍ مناسبة، كذلك فإنه يجب أن يحتوي على صوراً، أو رسوماً، أو أشكالاً تساعد على إيصال المعلومات الخاصة به وتوضيحها.
- نهاية التّقرير: والنهاية هي الخاتمة للتّقرير الإداريّ، ويجب عند إعدادها الالتزام بعدة قواعد، وهي:
- عدم استخدام كلمات زائفة وغير دقيقة، مثل: استخدام كلمة أخيراً بشكل مُتكرّر.
- مراعاة استخدام لغة كتابة ذات طبيعة إيجابيّة.
- عدم الاستطراد في الكلام، وتجاهل هيكليّة كتابة التّقرير.
- وأخيرا الملحقات: وهي عبارة عن مجموعة من المعلومات الإضافيّة التي قد تشمل الصور، والنتائج، والتوصيات، والاستنتاجات الخاصة بالتّقرير الإداريّ.
أهميّة التّقرير الإداريّ
إن التّقرير الإداريّ يمتلك أهمية وضرورة في المُنشآت بمختلف أنواع نشاطاتها وأعمالها، وتُلخّص هذه الأهمية وهذا يكون وفقاً للنقاط الآتية:
- استخدام التّقرير الإداريّ كوسيلة رقابية: وهو الدور الذي يلعبه التّقرير الإداريّ في متابعة بيئة العمل الخاصة بالمُنشأة، ودراسة مدى قدرتها على الإنجاز وفقاً للخُطط الخاصة بعملها.
- استخدام التّقرير الإداريّ كوسيلة اتّصال: وهو عبارة عن دور التّقرير الإداريّ كممثل لوسيلة من وسائل الاتّصال التي تقوم بالربط ما بين مكونات وأقسام المُنشأة ووحداتها الإداريّة، والذي يُساهم في تعزيز التواصل بين الإدارة والأفراد من الموظفين، ويساهم تقديم التقرير الإداري أيضا بشكلٍ سنويّ حول طبيعة العمل في بناء بيئة من التواصل مع متّخذي القرارات في المُنشأة، ويُقلّل الفجوة بين المستويات الوظيفيّة المتنوعة.
- المساعدة على وضع توقعات مستقبليّة خاصة بالمُنشأة: وذلك يتم عن طريق إعداد تقارير إدارية حول تقييم المُنشأة من حيث الفشل أو النجاح، فمن الممكن استخدامه كقاعدة رئيسيّة لتطبيق التخطيط المستقبليّ للمُنشأة، وهذا يشمل على تغيير فريق العمل أو تطوير منهجية تنفيذ المهام؛ والذي يُساهم في توفير أداة تخطيط مناسبة لتطوير نشاطات المُنشأة.
- المساهمة في إيصال صورة واضحة عن المُنشأة: هو دور التّقرير الإداريّ في تقديم المعلومات لمُتلقّيها حول الواقع الخاص بالمُنشأة، مثل تقديم تقرير إداري حول مشروع محدّد، وقد يشمل هذا التّقرير الإنجازات الخاصة بالمشروع، والمخاطر التي قد يتعرض لها، والطُرق المناسبة للحدّ منها.
أهداف التّقرير الإداريّ
يعتمد بشكل كبير إعداد التّقرير الإداريّ وكتابته على القدرة على تحقيق مجموعة من الأهداف، وتلك الأهداف هي:
- مساعدة التّقرير الإداريّ على قيادة المُنشأة؛ وذلك يتم عن طريق الاستعانة بالمعلومات التي توضّح حالتها الماليّة، والفنيّة، والإداريّة، والذي يُساهم في صناعة القرارات المتميّزة بالموضوعيّة والدقة.
- مشاركة التّقرير الإداريّ في تشخيص وتحليل واقع المُنشأة وذلك وفقاً لطُرق تطويرها، وكذلك وفقاً لنقاط الضعف والقوّة الخاصة بها.
- مساهمة التّقرير الإداريّ وتكون في توضيح الإنجازات العامة للمُنشأة، والإنجازات الخاصة بأقسامها ومشروعاتها ودوائرها، والذي يُساعد على نقل صورة ممتازة وإيجابيّة عن المُنشأة ومكوّناتها.
- مشاركة التّقرير الإداريّ والتي تكون عن طريق تعزيز التفاعل والتواصل الداخلي بين وحدات المُنشأة الداخليّة وأقسامها، ودعم التفاعل والتواصل الخارجيّ مع المؤسسات والمُنشآت التي تشترك مع المُنشأة في نشاطات متنوعة ومشروعات.
- مساهمة التّقرير الإداريّ في توثيق سجلات المُنشأة؛ وهذا يتم من خلال اعتباره وسيلة من وسائل التوثيق والتسجيل الخاصة بالحقائق، والمعلومات، والبيانات، كما إنه يُمثّل التّقرير الإداريّ سجلاً خاصاً بالمُنشأة وأقسامها الإداريّة.
مقالات مشابهة
عناصر التقرير الإداريّ
الغلاف
السبب من الغلاف هو حفظُ التقارير من التلف، وقد لا يوضعُ غلاف للتقارير المعتادة؛ لأنه لا يتمّ تداولها بصفة مستمرّة؛ وذلك لأنّ التقرير في الغالب يُحفظ في ملفّاتٍ خاصّة، مثال على ذلك تقارير الأعمال والخطط السنويّة توضعُ لها أغلفة، أمّا بالنسبة لتقاريرُ الزيارات اليوميّة فتكونُ دونَ غلاف.
صفحة العنوان
وهي ترمز لأولِ صفحةٍ من التقرير خاصّة التقرير الطويل، والتي يُكتب بها المعلومات الأساسيّة عن التقرير بشكلٍ موجز، حيث تحتوي على عنوانِ التقرير، واسم ووظيفة كاتب التقرير، واسم المؤسّسة أو المنظمة التي صدر منها. أمّا التقاريرُ القصيرة وهي التي تتألفُ من صفحةٍ أو صفحتين، فلا يوضع لها صفحة عنوان، بل توضعُ هذه المعلومات في أعلى الصفحةِ الأولى.
الملخّص
هو عبارة عن موجَزِ ما يحتوي عليه التقرير، وهو نوعان:
- الملخّص الوصفيّ: وهو عبارة عن إعلامُ القارئ عن المعلومات الأساسيّة في التقرير، مثل: التوصيات والنتائج.
- الملخص المعلوماتيّ: وهو إعلام القارئ إن كان بحاجة لأن يقرأ هذا التقرير أم لا.
فهرس المحتويات
هو عبارة عن جدولٍ يوضّحُ أرقامَ الصفحات في التقرير، ليسهّلَ على القارئ الوصول إلى القسم الذي يُريد بشكل مباشرة.
قائمة الأشكال
وتوضعُ هذه القائمة عندما يكونُ التقرير محتوياً على أشكالٍ توضيحيّة عديدة، وهي شبيهة بفهرس المحتويات.
قائمة الجداول
وهي عبارة عن قائمة توضّحُ رقم الصفحة التي يوجدُ بها الجدول.
قائمة المصطلحات
تُستخدم هذه القائمة في التقارير الإداريّة المحتوية على عددٍ كبيرٍ من الرموز، مثل رمز “س” والذي يعبّرُ عن السرعة.
المقدّمة
هي بابُ التقرير، حيث يجبُ أن تتضمّنَ موضوع التقرير، والهدفَ منه، وحدودَه، وشرحاً بسيطاً عن أقسامه.
قلب التقرير أو المحتوى
وهو يعتبر من أكبر العناصر في التقرير، ويتكون من عدّةِ أقسام، ولكن هنا لا يكتب عنوان باسم “قلب التقرير”، وذلك لإنّه يشرح الأقسام بالتفصيل، ويوضّح النتائج وكيفيّة تحليلها.
الاستنتاجات
ويقصد بالاستنتاجات ما تم استنباطه من بيانات التقرير، لذا يجب أن تحتويَ على الإجابة من الغاية من كتابة التقرير، ومعلوماتها ضمن ما ذُكر بأقسام التقرير.
التوصيات
يجب كتابة التوصيات في نهاية التقرير، وهي عبارة عن اقتراحاتٍ يوصى باتخاذها بناءً على ما تمّ استنتاجُه من هذا التقرير.
بواسطة: Shaimaa Lotfy
اضف تعليق