عمل السكرتيرة
السكرتيرة من الوظائف الهامة والتي يمكنكِ عزيزتي القايم بها بسهولة وكسب المرتب الجيد منها، فإذا كنتِ ترغبين في عمل السكرتيرة، يجب عليكِ أن تتعرفِ أولاً على مهام هذه الوظيفة الهامة، وهذا ما نلقي عليه الضوء بالتفصيل من خلال هذا المقال، فهيا بنا نتعرف على عمل ومهام ووظيفة السكرتيرة في الشركات والمؤسسات.
ما هي وظيفة السكرتيرة؟
السكرتيرة هي إحدى الوظائف التي تعمل في الشركات والمؤسسات، حيث تقوم بالعديد من الأعمال والمهام التي تساعد على تنظيم عمل الشركة أو المؤسسة أو المكاتب المختلفة، فما هي هذه الوظائف والمهام المختلفة؟ هذا ما نتعرف عليه خلال النقاط التالية:
- تنظيم الاجتماعات في الشركة من خلال حجز القاعات ودعوة المشاركين وتحضير مواد العرض التي تستخدم في الاجتماعات المختلفة.
- تحضير الأمور التي تتعلق بالزوار والعملاء والضيوف الوافدين للمنشأة.
- التعاقد مع الشركات المختلفة كشركات الشحن والنقل.
- الإطلاع على المواضيع الهامة التي يتم مناقشتها في الاجتماعات المختلفة للشركة والأقسام التي توجد فيها مثل برامج الموارد البشرية والحلول المقترحة للمشاكل والإنتاج والترويج والتسويق والتوزيع وغيرها من الأمور المختلفة.
- عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والدوائر والأقسام المختلفة والتي تعرضها للمدير حتى يتعرف على كافة المشكلات العالقة في الشركة.
- التواصل مع الأقسام المختلفة والتأكد من تنفيذ القرارات الإدارية المختلفة بالشكل المتفق عليه.
- تستقبل السكرتيرة جميع المكالمات والفاكس ورسائل البريد الإلكتروني وتعرضها على المدير في الأوقات المختلفة والرد عليها.
- ترتيب وتنظيم الملفات المختلفة لدى الشركة، والتي تقوم عليها أعمال الإدارة.
- تقوم السكرتيرة بتوزيع البريد على جميع موظفي الأقسام المختلفة وذلك حسب سياسات الإدارة في توزيع هذا البريد.
- تنظيم العمل بالنسبة للإدارة والأقسام المختلفة والسياسة داخل المكتب، كما تقوم بإعداد التقارير الدورية للمتابعة العامة بالنسبة للأقسام المختلفة، ومدى الفاعلية التي تعمل بها الشركة سواء الأقسام الداخلية او غيرها من الأقسام.
- تعد تقارير خاصة بالمصاريف الخاصة بالشركة والميزانية المقترحة بشكل دوري للمدير.
صفات السكرتيرة الناجحة
وبعد أن تعرفنا على مهام السكرتيرة، فهناك صبع الصفات الهامة للسكرتيرة الناجحة، وهذه الصفات تنحصر في النقاط التالية:
مقالات مشابهة
لابد أن تتصف بصفات سلوكية مثل احترام المواعيد والوقت، وتمتعها بالشخصية القوية والمظهر الخارجي اللائق والقدرة على التصرف السليم، إلى جانب الهدوء والإتزان.
تتصف السكرتيرة الناجحة لبعض الصفات المهنية مثل وجود المؤهل العلمي في نفس المجال وأن تكون حاصلة على درجة البكالوريوس على الأقل، والقدرة على التعلم المستمر ومواكبة كافة التطورات التي تطرأ على الشركة.
تعرفنا في هذا المقال؛ على مهم السكرتيرة وعملها في الشركة، وأيضاً الصفات المؤهلة لها، فهل تري نفسك في هذه المهنة؟
بواسطة: Asmaa Majeed
اضف تعليق