التقرير
- يعرف التقرير بأنه عرض للحقائق الخاصة بموضوع محدد أو مشكلة محددة عرضاً تحليلياً متسلسلاً للوصول إلى قرار يخدم الموضوع أو يساهم في حل المشكلة.
- وفي بعض التقارير لا بد من تضمين بعض الأقتراحات أو التوصيات التي تتفق مع النتائج بعيدة عن الإنحياز أو التأثر المسبق عن الموضوع أو الإجتهاد الشخصي لمعد التقرير.
- التقرير أيضاً هو عرض رسمي للحقائق الخاصة بموضوع أو مشكلة معينة عرضاً تحليلياً وبطريقة مبسطة ويكون فيه ترجمة الأحداث التي تواجه أو تقوم بها المنظمة.
- هو وعاء يحمل بداخله شيء محدد ووسيلة عرض ( في شكل كتابي أو شفوي ).
- هو مستند يتناول خلاصة موضوعاً ما بغرض نقل معلومات أو إظهار حقائق وبيانات ثم تقديم أفكار جديدة أو مقترحات أو توصيات فى بعض الأحيان.
فوائد التقرير
- تحديد مدى إمكانية الوصول إلى الهدف المطلوب.
- تحديد التحديات والمعيقات التي واجهت صاحب التقرير عند جمع المعلومات.
- تدوين المعلومات من أجل العودة إليه عند الضرورة.
- الحصول على أفكار جديدة والعمل على إنتاجها وتطويرها وحفظها.
- الشعور بتحقيق الأهداف وإنجازها مما يزيد الثقة بالنفس.
- المساعدة في وضع خطط مستقبلية.
أهداف كتابة التقرير
- مساعدة الإدارة في توفير الحقائق والمعلومات .
- الإسهام في حل المشكلات القائمة .
- العمل على زيادة كفاءة العاملين في المؤسسة .
- تحليل ظاهرة معينة .
- عرض إنجازات قسم أو إدارة أو لجنة من اللجان .
- تحليل البيانات والحقائق المطلوب معرفتها بالتفصيل .
- تحريك سلوك الآخرين عن طريق الإقناع .
- إرشاد المسئولين لإتخاذ القرارات .
- الإحاطة والعلم بما يحدث في المنظمة .
- تحليل مواطن القوة والضعف في المنظمة .
- الرد على التساؤلات وتقديم الأفكار الجديدة .
- توفير المعلومات المرجعية .
- التنسيق بين المشروعات .
- التوثيق و التسجيل .
- إصدار القرارات بناءً على المعطيات الميدانية.
- إعطاء معلومات إدارية لازمة للعمل.
- تفسير ظاهرة مرتبطة بمستقبل العمل.
- عرض أفكار جديدة لتحسين العمل.
خطوات كتابة التقرير
تتم كتابة وإعداد التقارير من خلال خطوات هي:
- صفحة الغلاف وهي تحتوي على عنوان التقرير واسم المؤسسة والجهة التي أعدت التقرير والجهة الموجه إليها التقرير.
- صفحة المحتويات وهي تحتوي على أقسام التقرير ومضمونه ونقاطه المهمة ورؤوس الأقلام.
- صفحة إجراءات التعديل بها يتم ذكر آخر التعديلات التي أضيفت على الموضوع.
- المقدمة تشمل المقدمة نبذة قصيرة وموجزة وسريعة عن مضمون التقرير وهدفه والمجال الذي يتضمنه.
- صفحة الملخص تلخيص أهم ما جاء بالتقرير من معلومات في صفحة واحدة تكون مرجع سريع في أي وقت.
- عرض المعلومات والحقائق وبها تعرض أهم ما وصل إليه موضوع التقرير.
- الجداول تمثيل المعلومات بجداول لتوضيحها بصورة أوسع.
- الرسوم البيانية وهي وسيلة من وسائل الإيضاح حيث يتم تمثيل المعلومات كمياً.
- الدراسة والتحليل شرح وتفسير نتائج موضوع التقرير وآخر ما توصل إليه.
- النتائج يعرض بها نتائج الدراسة.
- التوصيات تعرض بها توصيات معد التقرير للجهة المرسل إليها وذلك بناء على ما توصل إليه.
- الملاحق وهي مجموعة من الأوراق الإضافية التي تم الإستعانة بها بإنجاز التقرير وإخراجه بصورته النهائية.
بواسطة: Amr Ahmed
اضف تعليق