3 معلومات مهمة توضح كيفية كتابة خطاب رسمي

• كتابة خطاب رسمي
• أهم الأهداف التي يجب التركيز عليها في كتابة الخطاب
• أهم النقاط التي يجب التركيز عليها للحصول على خطاب مميز
• أهم الأخطاء التي يجب تجنبها عند كتابة خطاب رسمي
• الخطابة

كتابة خطاب رسمي

يهتم الكثيرون بمعرفة طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة رسمية ما، لذلك نتناول هذا الموضوع موضحين أهم النقاط التي يجب أخذها بعين الاعتبار عند كتابة الخطاب الرسمي.

أهم الأهداف التي يجب التركيز عليها في كتابة الخطاب

هناك هدفان هامان أساسين يجب أن يركز عليهم كاتب الخطاب وهما:

• خلال الخطاب يجب أن يوضح معلومات جيدة بشأن الموضوع المكتوب عنه.
• يجب أن يشعر القارىء بانطباع جيد بعد سماع الخطاب.

أهم النقاط التي يجب التركيز عليها للحصول على خطاب مميز

• ربط الأفكار المراد التحدث عنها مع بعضها البعض حتى لا ينساها الخطيب وكتابة أفكار محددة رئيسية يندرج تحتها أفكار فرعية .
• عند كتابة الخطاب يجب البعد عن الكلمات الغير مؤثرة والحشو الزائد وكتابة الأفكار بطريقة مرتبة وسهلة لدى القارىء.
• يجب على الكاتب تعريف الإسم حتى يتسنى للقارئ معرفة هوية الكاتب، كما يجب كتابة الجهة المستلمة للخطاب.
• يمكن للكاتب الاستعانة ببرامج البريد الإلكتروني لكتابة الخطاب وتوجيه إلكتروني لبعض الجهات التي لديها بريد إلكتروني وهذا يعمل على توفير الوقت.
• يفضل بدء الخطاب بالتحية، ويجب الأشارة للمستلم بلقبه المهني أو سيد|ة والأسم بعد ذلك ويمكن كتابة لمن يهمه الأمر في حالة عدم معرفة الأسم أو اللقب المهني للمستلم.
• إذا كان الخطاب بالعربية يفضل عدم الكتابة بالعامية وتوضح مضمون الغرض من الخطاب واستخدام كلمات جيدة وقوية وواضحة والبعد عن كتابة الاختصارات إذا كان الخطاب باللغة الإنجليزية.
• يجب أن يكون الخطاب خالي من الأخطاء اللغوية والقواعد النحوية تكون سليمة.
• نهاية الخطاب يجب أن تكون بأسلوب مهذب ورقيق وجمل جيدة بعد ترك سطر أو سطرين ويمكن أستخدام جمل مثل (مع خالص التحيات- تفضلوا بقبول فائق الأحترام- أطيب أمنياتنا بالنجاح الباهر) وغيرها من الجمل ذات الطابع الجيد.

أهم الأخطاء التي يجب تجنبها عند كتابة خطاب رسمي

• عند كتابة الخطاب يجب تجنب الحديث المطول بدون هدف، وأن يختصر الحديث على الكلام الهام.
• يجب أن يراعي الكاتب أن يتحدث بطريقة طبيعية ويبتعد عن التكلف في كتابته.
• يفضل أن يراجع الخطاب كثيرا ويحرص الكاتب أن يميل للكمال فيه.

الخطابة

أن مهارة الخطابة أو إلقاء الخطاب وقرائته أمام الجموع مهارة تنم عن الثقة بالنفس ولابد أن يتمتع الخطيب بعدة نقاط الهامة كالمخارج الواضحة للحروف والصوت المميز، كما أنه يجب أن يلم بالقواعد النحوية وأماكن الوقفات.

ويفضل أن يتمتع بالرزانة والتحدث في مضمون الخطاب دون إطالة أو تقصير، والعمل على تبسيط الفكرة وجذب انتباه المستمعين

بواسطة: Asmaa Majeed