4 نقاط مهمة لابد أن تعرفها عند كتابة التقارير

كتابة التقارير

كتابة التقارير أمر لا بد منه لكل من يعمل في عمل مؤسسي أو حكومي أو يتطلب منه عمله كتابة التقارير وإعدادها، ولكن البعض يهاب من كتابة التقارير ويخاف منها لأنه ربما يظن أنها صعبة وتحتاج لقدرات خارقة لكن الحقيقة أنها تحتاج إلى بعض التأني والتفكير والبحث واتباع خطوات محددة وتنسيقها مع بعض الأدوات إذا ما اتقنتها ستجد مهاراتك قد تحسنت في كتابة التقارير وأن الأمر أصبح سهل.

ما هي خطوات كتابة التقرير؟

التقرير لا بد له من خطوات لا بد من اتباعها والسير على خطاها بدقة فلا تتم خطوة دون أخرى وتلك الخطوات هي كالتالي.

موضوع التقرير
قبل أن تبدأ في كتابة التقرير عليك أن تعرف ما ستقوم بكتابته وما يتضمنه من موضوعات ومحتويات وهي التى ستبين لك نوعه وما هيته، وإليك بعض النصائح التى ستفيدك في اختيار ما الذي ستقوم بكتابته.

لكل جهة ستقدم لها التقرير هناك معلومات خاصة عن التنسيق الذي ستقوم بكتابة التقرير به وهذا التنسيق يحتوي نوع الخط وحجمه وشكل التقرير والخطوط والمسافات وغيرها وطريقة العرض فعليك أن تعرف تلك المعلومات عن الشركة التى ستقدم المعلومات لها وفي الغالب سيكون في كتيب إرشادات يمكن أن تطلبه من الشركة التي ستقدم لها التقرير.
هناك تنسيق لك تقرير ويختلف التنسيق حسب الموضوع فالتنسيق الأكاديمي يختلف عن التنسيق الخاص بالتقارير الدراسية عنه عن تنسيق تقارير العمل وعن تنسيق التقارير الرسمية.
من الجدير بالذكر أنه إذا كان موضوع التقرير غير إلزامي فقم باختيار موضوع تفضله وتحب الكتابة عنه وتعرف عنه الكثير من المعلومات حتى لا يصيبك الملل وتقوم بالاستمتاع أثناء كتابة التقرير.
قبل الشروع في كتابة التقرير قم بتنظيم أفكارك و تنسيقها ووضعها في نقاط محددة حتى لا تخرج عن سياق الموضوع وأهدافه والغرض منه.

محتوى التقرير من معلومات وكيفية البحث عنها

لا بد أن تكون معلومات من مصدر موثوق ومعروف وسهل الوصول إليه، كما أن المراجع يجب أن تكون عناوينها معروفة وناشرها وتاريخها وتخضع كتابة عناوين المراجع لأسس محددة وقوانين معروفة دوليًا، كما أنه من المستحب أن تكون في كل صفحة من صفحات التقرير إشارة إلى مرجعين على الأقل أو دراسات ميدانية أو أبحاث أو مقالات.
المكتبة من أهم مصادر جلب المعلومات التى تريدها ففيها كل المجالات التى تبحث عنها وكل من كتبوا في موضوعك او بحثك في مختلف الميادين والنواحي واللغات، كما يمكنك أن تحصل من المكتبة على كل الكتب التى تحدثن عن مجال بحثك وأنت في نفس المكان حيث أن ترتيب فهرس المكتبات يجعل الأمر سهل على الباحث من ناحية البحث عن الموضوع الذي يريده سواء الموضوع أو المؤلف أو الجهة الناشرة أو المؤسسة.
بعض الباحثين يقعون في خطأ كبير عند الاستعانة بمعلومات عن موضوع بحثهم من خلال الإنترنت وهو خطأ لأن كثير من المواقع يقوم بنقل الكلام دون التوثق منه، كما أن هناك من يقومون بالكتابة دون علم وبدون ذكر المصادر، لذا عند أخذك معلومات من الإنترنت عليك أن تتأكد من المعلومات ومصدرها والأفضل أن تأخذ معلوماتك من المواقع الحكومية والمصادر الرسمية أو المجلات والأبحاث العلمية، كما أنه عند توثيق تلك المعلومات عليك أن تضع الرابط الذي أخذت منه المعلومات والوقت والتاريخ وتحتفظ بنسخة عندك على جهازك.
يمكنك أن تستعين بتقارير تمت كتابتها في نفس موضوعك مع بيان مصدر التقارير ومواضع الاقتباس أو التعديل والصفحات التى قمت بالأخذ منها وأرقامها ومكان التقرير وكاتبه وتاريخ نشره.
عند كتابة المصدر عليك أن تكتب اسم المصدر، المؤلف، المترجم، المحرر، تاريخ النشر، دار النشر وعدد الصفحات.
لا بد أن يكون تقريرك منظم ويحنوي على نقاط محددة مرتبطة بعضها البعض في ترتيب وتسلسل مهم تؤدي في النهاية إلى النتيجة التى تريد أن تبرزها في تقريرك.

أهمية المسودة
المسودة هي عبارة عن ذلك التقرير الأولي الذي يحتوي على كل المعلومات وقابلة للتعديلات فالتقرير يظل كمسودة قبل الانتهاء منه ومن التنسيق ومراجعته وقبل إرساله.

من الجدير بالذكر أنه يجب عليك مراعاة التالي في التقرير الذي ستقوم بكتابته.

الهوامش.
حجم الخط.
صفحة العنوان.
جدول بيانات المحتوى.
التنسيق.
المسافات الفاصلة.
نوع الخط.

من المهم أن تبدأ تقريرك بنبذه عنه وعن تاريخ الدراسة وأهمية التقرير وما فيه من إضافة عن التقارير السابقة ثم تقوم بذكر نبذة عن تقريرك وما يحتويه من مقدمة ونتائج وأهداف كما أن تقريرك يجب أن يحتوي على الكثير من المقارنات والفوائد والأبحاث مع الشروحات والدلائل والمقارنات.

مراجعة ما قمت بكتابته في التقرير

بعد أن تقوم بكتابة التقرير عليك أن تقوم بمراجعته بكل تفاصيله بداية من المقدمة والفهارس والنقاط الجانبية والفرعية والنتائج والاستنتاج، كما يجب عليك أن تقوم بمراجعة الفهارس وتفاصيلها بكل دقة فتقوم بمراجعة اسم المؤلف، الكتاب، التاريخ وكل البيانات المتعلقة بالمراجع.
عليك أن تقوم بمراجعة الأخطاء الإملائية والتدقيق في الكلمات وتنسيقها.
لا بد أن تقوم بقراءة جميع الجمل والفقرات جملة جملة وفقرة فقرة.
عليك أن تقوم بمطابقة جميع ما تحصلت عليه من نتائج في المعلومات.
يمكنك أن تطلب الاستعانة بـ مدقق إملائي خارجي ليساعدك في التنسيق والمراجعة اللغوية.

الأنواع المختلفة للتقارير
التقارير تختلف حسب الغرض منها والجهة المقدمة إليها فكل تقرير له متطلباته ومكوناته وسنذكر هنا بعضًا من تلك الأنواع وهي.

التقارير الرسمية
أكثر الأمثلة عن التقارير الرسمية هي رسائل الأبحاث أو الرسائل العلمية، وتلك الرسائل أو التقارير لا بد أن تحتوي على نقاط هامة لا يمكن أن يخلو التقرير منها وتلك الإرشادات والنقاط هي.

المذكرة أو رسالة الخطاب أو ما تعرف بالنبذة المختصرة.