طريقة كتابة محضر اجتماع
محضر الاجتماعات في جمع المؤسسات والشركات من الجوانب الإدارية الهامة للغاية، فإن تسجيل النقاط التي خرج منها المدراء أو المجتمعين لتنفيذها، وعملية التسجيل أو ما يسمى بمحضر الاجتماعات له عدة نقاط يجب مراعاتها، في هذا المقال؛ نساعد كل موظف مسؤول عن كتابة محضر اجتماع شركته أو مؤسسته من خلال العديد من الخطوات وأمور ونصائح يجب مراعاتها.
ما هو محضر الاجتماع وأهميته؟
محضر الاجتماعات هو المحضر الذي يتم تسجيل النقاط الهامة حول أهم ما جاء في الاجتماعات، لذلك على الموظف الذي يكتب هذا المحضر يتمتع بالعديد المهارات والأمور التي تبرز أهمية الاجتماعات والمحضر، وهذه الأمور مثل الجلوس بالقرب من مدير الاجتماع، وكذلك كتابة الاقتراحات وأسماء المقترحين من الموظفين.
كذلك كتابة النقاط الأساسية الموجودة في هذه الاجتماعات، وعدم التردد مقاطعة المتحدثين في الاجتماعات تلك في حالة الاستيضاح لنقطة معينة يجب تدوينها بشكل أوضح، وأن تكون هذه المقاطعة بشكل لطيف.
ومع ذلك فإن أهمية الموظف كاتب هذه المحاضر للاجتماعات تكمن في طريقة كتابته التي تبرز أيضاً أهمية هذه الاجتماعات، فما هي الطريقة التي تساعد على توضيح كتابة هذه المحاضر؟
كيف تقوم بكتابة محضر الاجتماعات؟
هناك العديد من الخطوات التي تساعد كل موظف يقوم بمهمة كتابة محاضر الاجتماعات، وهذه الخطوات تساعد الموظف المسؤول على وجود خطة لكتابة هذه المحاضر، فما هي هذه الخطوات؟
- الاستعداد التام لكتابة المحضر، وتحضير جميع الأدوات المناسبة لكتابة المحاضر مثل الأجندة والتي تساعد على تدوين محاضر الاجتماعات، والأسماء وغيرها من التفاصيل الصغيرة للاجتماعات.
- كتابة تاريخ الاجتماعات والموعد والمكان الذي يضم الاجتماع وأسماء المجتمعين، وهذه التفاصيل لها أهمية كبيرة للغاية.
- قراءة أجندة الاجتماع على جميع الحضور وعرض جميع المواضيع التي تتم مناقشتها وطرحها على المجتمعين لوضع خطة للمناقشة، وإعادة ترتيبها عند الرغبة لذلك.
- قراءة آخر المستجدات التي كانت في الاجتماعات السابقة، وطرحها على المجتمعين إما شفهياً من خلال القراءة عليها أو كتابة وطباعة نسخة من آخر المستجدات ووضعها أمام كل واحد من المجتمعين حتى تكون أمامه دائماً أثناء الاجتماعات.
- تدوين الملاحظات الهامة في محضر الاجتماعات في مقابل البعد عن كتابة التفاصيل غير الهامة، والتي لا يتم كتابتها بل يجب على الموظف كتابة النقاط الرئيسية فقط وذلك من أجل تخفيف المجهود والعبء الكبير على الموظف الذي لابد ان يكون منتبهاً للتفاصيل الهامة فقط.
- كتابة آلية وصيغة مناسبة لاتخاذ القرارات الذي تم التصويت عليها في هذا الاجتماع أو الاتفاق عليها في نهاية الاجتماعات، ويمكن كتابة الأصوات الموافقة وعددها، وكذلك كتابة أسماء الرافضين وعددهم في الاجتماعات، وهذه من التفاصيل الهامة لمحاضر الاجتماعات.
- كتابة موعد انتهاء الاجتماع في المحضر، وتدوين وصياغة القرار النهائي واستكمال البيانات الناقصة بعد الانتهاء مباشرة والحصول على بعض المرفقات مثل المستندات الهامة مثل ورقة أسماء الحضور والتقارير والمذكرات وغيرها.
كتابة محاضر الاجتماعات لها أهمية في وضع صيغة مناسبة للاجتماعات والقرارات المنبثقة عنها، وقد تعرفنا على جانباً من أهميتها، وكذلك النصائح والخطوات المساعدة في كتابة المحاضر تلك.
مقالات مشابهة
بواسطة: Asmaa Majeed
اضف تعليق